PLD: prevenir riesgos también forma parte de una buena administración
La prevención de lavado de dinero no debería entenderse únicamente como una obligación. También es una herramienta para conocer mejor las operaciones de una empresa, fortalecer sus controles y anticipar riesgos.
Cuando hablamos de la administración de una empresa generalmente pensamos en ventas, facturación, contabilidad, impuestos, nómina, proveedores o bancos. Pero existe otro elemento que cada vez ocupa un espacio más importante dentro de la vida empresarial: conocer las operaciones de la organización con suficiente profundidad para detectar aquellas situaciones que podrían representar un riesgo.
Ahí entra uno de los temas en los que en PPS estamos desarrollando una experiencia cada vez más sólida: la prevención de lavado de dinero, PLD.
Más allá de sus implicaciones normativas, me parece importante entender el PLD desde una perspectiva empresarial.
Se trata también de prevención.
Siempre será mejor identificar una operación que necesita atención antes de que esa operación se convierta en un problema.
Prevenir también es administrar
Una empresa genera todos los días operaciones, movimientos, relaciones comerciales e información. Dentro de ese universo pueden existir situaciones que, por sus características cualitativas o cuantitativas, necesiten una revisión más cuidadosa.
El problema aparece cuando nadie las está observando.
Por eso una adecuada estrategia de PLD no debería entenderse únicamente como otro requisito dentro de una lista de obligaciones.
Debe formar parte de una cultura de control y conocimiento de la propia operación.
En PPS consideramos especialmente importante mantener una visión general de las operaciones de nuestros clientes para poder identificar posibles focos de atención oportunamente.
Nuestra filosofía es sencilla: siempre será preferible analizar una situación antes de que se convierta en un problema.
La prevención no comienza con una alerta. Comienza con una empresa que conoce sus operaciones, mantiene su información ordenada y cuenta con procesos capaces de detectar aquello que sale de lo habitual.
Para detectar riesgos primero hay que entender el negocio
Esa forma de trabajar está relacionada con el modelo integral que hemos desarrollado dentro de la firma.
Cuando conocemos la contabilidad de una organización, su facturación, sus procesos administrativos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y diferentes aspectos de su operación, tenemos una visión mucho más amplia del negocio.
Y esa visión permite hacer mejores preguntas.
¿Qué está ocurriendo en esta operación? ¿Corresponde al comportamiento habitual de la empresa? ¿Existe algún elemento que deba revisarse? ¿Tenemos toda la información necesaria? ¿Hay alguna situación que requiera atención adicional?
El objetivo no es generar alarma.
Es generar control.
Tecnología para observar mejor las operaciones
Para ayudarnos en esta tarea hemos incorporado tecnología.
Actualmente trabajamos con una aplicación que puede configurarse de acuerdo con las características de los clientes y en la que se integran operaciones para su análisis.
La herramienta nos ayuda a identificar aquellas que, por determinados elementos cualitativos o cuantitativos, pueden requerir nuestra atención.
Esto cambia de manera importante la forma en que podemos abordar la prevención.
Ya no se trata exclusivamente de reaccionar después de detectar una situación.
Podemos construir procesos para observar la información de manera sistemática.
La tecnología nos permite organizar, revisar y analizar grandes cantidades de datos con mayor eficiencia; pero la tecnología por sí misma no resuelve el problema.
Detrás debe existir criterio.
Debe existir conocimiento de la empresa.
Y debe existir un equipo que pueda interpretar lo que está observando.
La tecnología puede señalar una operación. El criterio profesional permite entender qué significa dentro de la realidad de la empresa.
No todas las empresas tienen los mismos riesgos
Para nosotros, ése es uno de los puntos centrales de nuestro trabajo en PLD.
Cada cliente tiene una operación diferente.
Una empresa inmobiliaria no funciona exactamente igual que una compañía automotriz o una empresa de consumo.
Incluso dentro de una misma industria las organizaciones pueden tener estructuras, operaciones y necesidades distintas.
Por eso es tan importante adaptar los procesos.
En PPS no buscamos imponer exactamente la misma solución a todas las organizaciones.
Primero entendemos cómo opera el cliente.
Después identificamos cuáles de nuestros servicios son aplicables y cómo debemos integrarlos.
Eso mismo hacemos cuando abordamos PLD.
PLD no debería vivir separado del resto de la empresa
Existe otro aspecto que considero fundamental: la prevención funciona mejor cuando está conectada con el resto de la administración.
Contabilidad, impuestos, facturación, administración y cumplimiento no deberían vivir completamente separados.
La información que surge de una de estas áreas puede ayudarnos a comprender mejor las demás.
Por ejemplo, una revisión adecuada de facturación puede revelar cancelaciones o situaciones que necesitan seguimiento.
La información financiera permite observar el comportamiento económico de la empresa.
Los procesos administrativos permiten conocer la relación con clientes y proveedores.
Cuando esas piezas se observan en conjunto obtenemos una imagen mucho más completa.
Ésa es precisamente una de las fortalezas que buscamos construir en PPS.
No ofrecer PLD como un elemento aislado, sino integrarlo dentro de una visión más amplia de cumplimiento y administración.
El crecimiento también aumenta la complejidad
Nuestro trabajo con empresas también incluye servicios relacionados con contabilidad, fiscal, administración, nómina, REPSE, IMSS, Infonavit y otras necesidades que pueden presentarse dependiendo de las características de cada organización.
Cuando existe esa integración, la prevención deja de ser un ejercicio separado de la realidad de la compañía.
Se convierte en parte de su operación.
Y esto es especialmente relevante porque muchas empresas concentran todos sus esfuerzos en crecer.
Es lógico.
El empresario quiere vender más, abrir nuevos mercados, atraer clientes, desarrollar productos o ampliar operaciones.
Pero crecer también significa aumentar la complejidad.
Más operaciones. Más proveedores. Más movimientos. Más información. Más responsabilidades.
Por eso considero que una empresa debe construir sus mecanismos de control al mismo tiempo que construye su crecimiento.
No después.
Un buen sistema de prevención no debería impedir que una compañía opere. Debería darle mayor certeza sobre cómo está operando.
Conocer la norma, pero también conocer la empresa
Ésa es la perspectiva que estamos impulsando en PPS.
Tecnología para analizar mejor. Experiencia para interpretar. Procesos adaptados a cada organización.
Y una visión integral para conectar PLD con la realidad contable, fiscal, financiera y administrativa del cliente.
Además, nuestra experiencia profesional previa nos ha permitido conocer diferentes sectores y entender que el cumplimiento nunca puede analizarse completamente fuera del contexto de una empresa.
No basta con conocer una disposición.
También hay que conocer el negocio.
Saber cómo trabaja. Entender cómo genera ingresos. Comprender su estructura y su operación. Identificar aquello que es normal dentro de su actividad y aquello que necesita una explicación adicional.
Por eso el primer paso de nuestro proceso siempre es entender al cliente.
Antes de proponer.
Antes de implementar.
Antes de recomendar.
Escuchar, preguntar y analizar.
A partir de ahí podemos construir una estrategia adecuada.
Cumplir es importante. Prevenir es todavía mejor.
En PPS estamos convencidos de que el futuro de los servicios empresariales estará cada vez más relacionado con una combinación de profesionales especializados, información integrada y tecnología utilizada como herramienta para anticiparnos.
PLD es un buen ejemplo.
Podemos verlo simplemente como una obligación.
O podemos verlo como una oportunidad para conocer mejor nuestra empresa, fortalecer nuestros controles y reducir riesgos.
Nosotros preferimos la segunda visión.
Porque cumplir es importante. Pero prevenir es todavía mejor.