Que no te agarre en curva: 10 reglas para administrar una empresa hoy
La administración moderna necesita orden, cumplimiento y precisión, pero también apertura para cambiar procesos, incorporar nuevas herramientas y dejar atrás formas de trabajar que ya se quedaron cortas.
Administrar una empresa hoy ya no puede consistir únicamente en repetir los mismos procedimientos porque “así se han hecho siempre”. Las leyes cambian, los negocios cambian, la tecnología cambia y las necesidades de los empresarios también cambian.
Eso obliga a quienes trabajamos en áreas contables, fiscales y administrativas a encontrar un equilibrio que me parece fundamental: hacer las cosas correctamente, pero mantenernos abiertos a encontrar mejores formas de hacerlas.
No se trata de improvisar.
Tampoco se trata de romper las reglas.
Se trata de conocerlas bien y, dentro de ellas, construir procesos más prácticos, eficientes y útiles para las empresas.
Desde mi experiencia en PPS, éstos son diez principios que considero importantes para entender la administración actual.
Hacer las cosas bien no significa hacerlas igual que siempre.
Haz las cosas bien desde el principio
Parece obvio, pero es probablemente el principio más importante.
Una empresa genera todos los días operaciones que después tienen consecuencias contables, fiscales, laborales y administrativas.
Cuando esas operaciones se realizan correctamente desde el inicio, el resto del trabajo se vuelve mucho más sencillo.
En PPS ponemos mucho énfasis en trabajar bajo lo que podríamos llamar “el deber ser”.
Presentar correctamente.
Registrar correctamente.
Calcular correctamente.
Y cumplir correctamente.
La administración moderna puede ser flexible en sus procesos, pero no debería ser descuidada en sus resultados.
No confundas tradición con buena práctica
En algunas profesiones existe la idea de que si un proceso se ha utilizado durante muchos años entonces necesariamente sigue siendo la mejor forma de trabajar.
No siempre es así.
Los procesos pueden quedarse obsoletos.
Las herramientas pueden mejorar.
Las disposiciones pueden cambiar.
Y las empresas pueden necesitar soluciones distintas.
La administración moderna necesita profesionales capaces de respetar las reglas sin quedarse encerrados en una única forma de hacer las cosas.
Preguntarnos constantemente si existe una manera más eficiente de trabajar debería formar parte de nuestra profesión.
Innovar no significa saltarse las reglas. Significa buscar una mejor forma de trabajar sin salirnos de ellas.
La nómina no es sólo “pagarle a la gente”
Uno de los procesos que he aprendido y desarrollado dentro de PPS es precisamente la nómina.
Desde fuera puede parecer simplemente un cálculo periódico.
Pero detrás existen diferentes datos y responsabilidades que deben mantenerse correctamente organizados.
Por eso resulta tan importante diseñar procesos claros.
En nuestro caso desarrollamos una herramienta de trabajo en Excel que permite integrar datos como el salario diario integrado y el salario base de cotización para facilitar nuestros cálculos y procesos de revisión.
Lo importante no es la herramienta en sí.
Lo importante es la lógica: si una actividad se realiza constantemente, debemos preguntarnos cómo podemos estructurarla mejor.
Automatiza lo repetitivo, pero revisa lo importante
La administración genera tareas repetitivas.
Cálculos.
Capturas.
Conciliaciones.
Seguimientos.
Declaraciones.
Si podemos construir procesos que reduzcan el tiempo dedicado a repetir mecánicamente una tarea, podemos utilizar ese tiempo para revisar, analizar y detectar errores.
Eso es lo que debería hacer la tecnología.
No quitarle responsabilidad al profesional.
Darle mejores herramientas para ejercerla.
Una herramienta eficiente te ahorra tiempo. El criterio profesional decide qué hacer con ese tiempo.
Mantén tus obligaciones en orden
La administración moderna también requiere disciplina en materia de cumplimiento.
Un ejemplo es REPSE, uno de los procesos que atendemos dentro de PPS.
Existen altas, documentación, seguimiento y declaraciones periódicas que deben mantenerse bajo control según corresponda a cada empresa.
Además, existen elementos relacionados con distintas instituciones y autoridades que deben encontrarse en condiciones adecuadas para realizar determinados procesos.
Lo importante para el empresario es comprender que este tipo de obligaciones no debería atenderse únicamente cuando llega una fecha límite.
Debe existir seguimiento.
La administración actual necesita calendarios, responsables y procesos que permitan saber qué debe presentarse y cuándo.
La ley cambia; tu forma de trabajar también debe cambiar
Una de las cosas que más puede afectar a un negocio es trabajar con criterios que dejaron de actualizarse.
Las reglas evolucionan.
Aparecen nuevos tratamientos.
Cambian procedimientos.
Y también pueden aparecer nuevas posibilidades para organizar mejor una empresa.
Por eso considero que uno de los principios fundamentales de la administración moderna es mantenerse actualizado.
Un profesional que deja de aprender puede seguir utilizando procedimientos que fueron correctos hace años, pero que ya no representan la mejor solución para el cliente actual.
El problema no es tener experiencia. El problema es utilizar la experiencia como excusa para dejar de aprender.
Escucha al empresario antes de imponerle un proceso
Cada empresa tiene una forma diferente de trabajar.
Por eso tampoco podemos pensar que todos los clientes deben adaptarse exactamente al mismo procedimiento.
El empresario puede necesitar información de cierta manera.
Puede tener procesos particulares.
Puede estar iniciando un nuevo proyecto.
Puede requerir una solución diferente.
Nuestro trabajo es escuchar esas necesidades y buscar la manera de atenderlas correctamente.
Estar abiertos a hacer algo diferente no significa aceptar cualquier cosa.
Significa encontrar una solución que funcione para el cliente y que, al mismo tiempo, permanezca dentro de lo correcto.
No hagas que el empresario se vuelva contador, fiscalista y administrador
Quien abre una empresa generalmente lo hace porque conoce un producto, un mercado o un servicio.
No necesariamente porque quiera convertirse en especialista en nómina, impuestos, asuntos fiscales, cuestiones legales o procesos administrativos.
Sin embargo, cuando comienza a operar aparecen todas esas responsabilidades.
Y muchas veces la reacción natural es: “¿Qué fregados es esto y de dónde salió?”
Ahí es donde un servicio profesional realmente puede generar valor.
No solamente procesando información.
Sino liberando al empresario de tareas que no forman parte de su actividad principal.
La idea debería ser sencilla: tú dedícate a tu negocio y construye alrededor un equipo que pueda encargarse correctamente del resto.
Un empresario debería dedicar más tiempo a hacer crecer su negocio y menos tiempo a preguntarse qué demonios significa el siguiente trámite.
Integra las áreas: lo contable no vive solo
Una empresa tiene problemas cuando comienza a tratar cada responsabilidad como si perteneciera a mundos completamente separados.
Lo contable impacta lo fiscal.
La nómina está relacionada con obligaciones laborales y administrativas.
Determinados proyectos pueden requerir atención legal.
Las decisiones financieras terminan reflejándose en registros y reportes.
Por eso un modelo integral tiene mucho sentido.
Desde PPS buscamos acompañar proyectos desde distintas áreas: contables, fiscales, financieras, administrativas y, cuando corresponde, mediante la coordinación con servicios profesionales complementarios.
La intención es que el cliente no tenga que entender cinco mundos completamente desconectados.
Necesita soluciones que conversen entre sí.
Nunca dejes de aprender
Probablemente éste sea el principio que sostiene a todos los demás.
Yo llegué a PPS con experiencia en ciertas áreas, pero sin dominar completamente procesos como nómina.
Hoy forma parte de mi trabajo.
Eso ocurrió porque existió disposición para enseñar y también disposición para aprender.
La administración actual necesita esa mentalidad.
Una empresa aprende.
Un equipo aprende.
Un contador aprende.
Un administrador aprende.
Y cuando todos están dispuestos a cuestionar, compartir conocimiento y mejorar procesos, la organización se vuelve mucho más dinámica.
La innovación no siempre viene de una gran tecnología.
A veces empieza simplemente preguntando:
“¿Hay una mejor manera de hacer esto?”
Hacerlo bien. Hacerlo mejor. Y no quedarse atorado en “siempre se ha hecho así”.
Para mí, esos tres conceptos resumen bastante bien la administración que necesitan las empresas actuales.
Hacerlo bien significa respetar los procesos, las obligaciones y el marco que corresponde.
Hacerlo mejor significa buscar nuevas herramientas, simplificar tareas y diseñar procesos más eficientes.
Y no quedarse atorado significa aceptar que una forma de trabajar puede haber funcionado durante años y aun así necesitar evolucionar.
La buena administración no debería ser rígida.
Tampoco debería ser improvisada.
Debe encontrar un equilibrio entre disciplina y apertura.
Entre cumplimiento e innovación.
Entre hacer las cosas correctamente y preguntarnos constantemente cómo podemos hacerlas mejor.
Porque en los negocios actuales hay algo peor que cometer un error:
seguir trabajando igual cuando el mundo alrededor de tu empresa ya cambió.