Servicios integrales:
una nueva forma de acompañar a las empresas
Cuando administración, contabilidad, impuestos y cumplimiento trabajan como un solo sistema, el empresario puede volver a concentrarse en aquello que verdaderamente mueve a su negocio.
Una empresa no debería necesitar convertirse en experta en contabilidad, impuestos, nómina, cumplimiento, administración y regulación para poder dedicarse a hacer bien su negocio.
Sin embargo, en la práctica sucede con frecuencia.
Conforme una empresa crece, también crecen sus responsabilidades. Aparecen nuevos proveedores, empleados, contratos, facturas, obligaciones fiscales, movimientos bancarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, trámites y requerimientos que requieren atención permanente.
Y llega un momento en el que el empresario puede terminar dedicando demasiado tiempo a administrar la estructura que sostiene a su empresa y demasiado poco a desarrollar el negocio que originalmente decidió construir.
El empresario no debería convertirse en el coordinador de todos sus proveedores administrativos. Debería concentrarse en hacer crecer su negocio.
Primero entender. Después proponer.
Por eso considero que los servicios integrales tienen cada vez mayor importancia. En PPS partimos de una idea sencilla: antes de ofrecer un servicio tenemos que entender al cliente.
No todas las empresas son iguales.
Dos compañías pueden pertenecer al mismo sector y, sin embargo, tener necesidades completamente diferentes. Su tamaño, estructura, régimen, número de empleados, operación, situación financiera y etapa de desarrollo determinan qué necesitan realmente.
Por eso nuestro primer trabajo es escuchar.
Cuando llega un nuevo cliente buscamos entender cómo funciona su empresa, cuál es su giro, qué necesidades tiene actualmente y cuáles son los puntos de su operación que requieren atención.
En algunos casos una conversación permite identificar buena parte de las necesidades. En otros necesitamos revisar información financiera, balanzas y diferentes elementos cuantitativos que complementan el diagnóstico.
La intención es construir una propuesta específica y no simplemente vender una lista de servicios.
Podríamos llamarlo un traje a la medida.
A partir de ese diagnóstico podemos determinar qué áreas necesitan atención: contabilidad, impuestos, administración, temas legales, nómina, cumplimiento, REPSE, PLD o diferentes trámites relacionados con la operación de la organización.
Un servicio integral no significa ofrecer más cosas. Significa entender cómo se relacionan las distintas áreas de una empresa para que todas trabajen bajo una misma visión.
Dejar de administrar la empresa como pequeñas islas
Esa visión integral tiene una ventaja importante: las diferentes áreas de una empresa dejan de funcionar como pequeñas islas.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa que administra un parque industrial. No solamente existen inmuebles. Hay cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, proveedores y facturación. Puede existir nómina. Hay contabilidad, impuestos, obligaciones y requerimientos que deben cumplirse.
Cada una de esas actividades está relacionada con las demás.
Si todas son administradas sin coordinación, la empresa corre el riesgo de tener información fragmentada. Un proveedor conoce una parte, otro proveedor conoce otra, el contador revisa determinada información y alguien más atiende otro requerimiento.
El empresario termina convirtiéndose en la persona encargada de conectar todas las piezas.
Un servicio integral busca exactamente lo contrario.
Busca que exista una visión mucho más completa de la empresa y que el empresario pueda concentrarse en aquello que realmente genera valor: desarrollar su producto, operar, vender, conseguir clientes, crecer y tomar decisiones.
Cada etapa necesita algo diferente
Este modelo puede ser especialmente importante para pequeñas y medianas empresas. Cuando una compañía apenas comienza, muchas decisiones que parecen sencillas pueden tener consecuencias posteriores.
Una empresa que inicia puede necesitar ayuda para definir su estructura, organizar su información contable y comprender correctamente sus obligaciones. Una compañía que ya lleva tiempo operando puede requerir orden, actualización y mejores controles. Y una organización consolidada puede necesitar integrar procesos administrativos que anteriormente estaban distribuidos entre diferentes proveedores.
¿Cómo debe estructurarse una nueva compañía? ¿Qué obligaciones le corresponden? ¿Su información contable está correctamente organizada? ¿La estructura jurídica que utiliza corresponde realmente a lo que quiere hacer? ¿Existen actas o procesos que deben formalizarse? ¿Está manejando correctamente a sus empleados? ¿Tiene control sobre su facturación?
En PPS buscamos acompañar también ese proceso.
Contamos con alianzas profesionales que nos permiten complementar áreas cuando un proyecto lo necesita, incluyendo apoyo notarial para revisar determinados aspectos de la estructura de una organización.
Una buena administración no comienza cuando aparece el problema. Se construye antes.
La tecnología también cambia la manera de administrar
Otro elemento que está transformando este tipo de servicios es la tecnología.
Durante muchos años el modelo tradicional de trabajo contable dependía de que el cliente reuniera documentos, facturas y archivos para después enviarlos a su contador.
Hoy existen herramientas que permiten trabajar de otra manera.
En PPS utilizamos tecnología para hacer más eficiente la revisión de información y el seguimiento de las operaciones. Por ejemplo, podemos consultar información relacionada con facturación y detectar situaciones como cancelaciones o documentos que necesitan atención.
Esto parece algo pequeño, pero puede ser muy importante.
Muchas veces una empresa puede desconocer que una factura fue cancelada o que existe algún elemento que necesita corregirse. Identificarlo oportunamente permite actuar antes de que se convierta en un problema mayor.
La tecnología, sin embargo, no sustituye el criterio profesional.
Lo complementa.
Nos permite dedicar menos tiempo a procesos repetitivos y más tiempo a analizar la información, detectar riesgos y acompañar al cliente.
Experiencia, actualización y conocimiento del cliente
Para mí, esa combinación entre experiencia profesional, atención personalizada y tecnología representa una evolución natural de los servicios empresariales.
También exige actualización constante.
Las empresas operan en un entorno en el que las disposiciones, requerimientos y procesos cambian. Por eso quienes acompañamos a las organizaciones debemos mantenernos al día.
En PPS venimos de experiencias profesionales distintas y hemos trabajado con diferentes sectores, entre ellos real estate, automotriz y consumo.
Esa diversidad nos ha enseñado algo muy importante: cada cliente es una historia distinta.
No existe una solución universal.
Existe, en cambio, la posibilidad de comprender la empresa, analizarla y construir alrededor de ella una estructura de servicios que tenga sentido.
Para una organización consolidada puede significar hacerse cargo de diferentes procesos administrativos. Para una empresa que necesita ponerse al día puede significar ordenar su contabilidad y sus obligaciones. Para un nuevo empresario puede significar acompañarlo desde la construcción de su estructura.
Para una organización del sector inmobiliario puede significar integrar administración, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, nómina, contabilidad, impuestos y cumplimiento bajo una sola visión.
El objetivo finalmente es el mismo: darle orden y tranquilidad a la operación.
Una empresa necesita especialistas. Pero también necesita que todos miren hacia el mismo lugar.
Administrar correctamente una empresa no debería significar que el empresario tenga que convertirse en coordinador de cinco o seis proveedores distintos.
Debería significar que existe un equipo capaz de entender su negocio, acompañarlo y ayudarlo a mantener una visión completa de lo que ocurre.
En PPS creemos en ese modelo. Un servicio cercano, integral y construido alrededor de las necesidades reales de cada empresa.
Porque mientras nosotros atendemos la estructura financiera, contable, administrativa y de cumplimiento que cada organización requiere, nuestros clientes pueden concentrarse en algo que nadie puede hacer por ellos: hacer crecer su negocio.